Instytucja publiczna, która kupuje stronę internetową, dostaje często oferty od 8 000 do 80 000 zł na ten sam dokument. Nie dlatego, że wykonawcy liczą różnie, tylko dlatego, że opis przedmiotu zamówienia nie mówi, co dokładnie ma powstać: czy z Biuletynem Informacji Publicznej, czy z audytem dostępności, kto migruje treści, kto hostuje i jak długo trwa gwarancja. Poniżej pokazujemy, jak napisać zapytanie ofertowe i OPZ na stronę internetową urzędu, spółki publicznej, domu kultury lub szkoły, żeby oferty dało się porównać, a wdrożenie zakończyło się odbiorem bez sporów.
Krótka odpowiedź
Zamówienie na stronę o wartości poniżej 130 000 zł netto realizuje się zwykle jako zapytanie ofertowe według wewnętrznego regulaminu instytucji, powyżej tego progu obowiązuje ustawa Prawo zamówień publicznych. W obu przypadkach kluczowy jest opis przedmiotu zamówienia. Dobry OPZ określa: zakres (serwis, BIP, strefa dla pracowników, wersje językowe), wymogi prawne (WCAG 2.1 AA potwierdzone raportem z audytu, deklaracja dostępności, zgodność BIP z ustawą o dostępie do informacji publicznej, RODO, Krajowe Ramy Interoperacyjności), technologię i własność (otwarty CMS, przekazanie kodów źródłowych i dokumentacji), bezpieczeństwo (SSL, dwuskładnikowe logowanie, kopie zapasowe, audyt), migrację treści, szkolenie redakcji, hosting, gwarancję 24-36 miesięcy oraz procedurę odbioru. Kryteria oceny to zwykle cena 60 procent i jakość 40 procent, weryfikowana na podstawie realizacji dla podobnych instytucji. Realny budżet na serwis z BIP to 25 000 - 80 000 zł netto.
Czym różni się zakup strony przez instytucję
| Obszar | Firma prywatna | Instytucja publiczna |
|---|---|---|
| Dostępność cyfrowa | zalecana, od 2025 obowiązkowa dla części usług | obowiązkowa: WCAG 2.1 AA, deklaracja dostępności |
| Biuletyn Informacji Publicznej | nie dotyczy | obowiązkowy, z menu podmiotowym, przedmiotowym i redakcyjnym, wersjonowaniem i metadanymi |
| Procedura wyboru wykonawcy | dowolna | regulamin zamówień lub ustawa PZP, dokumentowany wybór |
| Własność kodu i treści | do negocjacji | w praktyce konieczna, instytucja nie może być uzależniona od jednego wykonawcy |
| Bezpieczeństwo | według potrzeb | wymogi KRI, często audyt i podwyższone standardy |
| Odbiór | nieformalny | protokół, testy, odbiory częściowe |
Co musi zawierać OPZ
Opis przedmiotu zamówienia powinien być na tyle konkretny, żeby dwie firmy, czytając go niezależnie, wyceniły to samo. W praktyce sprawdza się taki układ: kontekst instytucji i odbiorcy serwisu; zakres, czyli lista serwisów i modułów (strona informacyjna, BIP, strefa dla pracowników, wyszukiwarka, galeria, formularze, mapa dojazdu, layouty okazjonalne, na przykład żałobne); wersje językowe; wymogi prawne z podaniem aktów (ustawa o dostępności cyfrowej, ustawa o dostępie do informacji publicznej, RODO, rozporządzenie o KRI); wymogi techniczne (CMS otwarty, edytor dla redakcji, responsywność, wydajność, kopie zapasowe); bezpieczeństwo (SSL, ochrona panelu, blokada po błędnych logowaniach, 2FA, ochrona formularzy przed botami, audyt bezpieczeństwa); treści (kto przygotowuje, kto migruje, ile podstron); szkolenie i dokumentacja (instrukcje dla redakcji, dokumentacja powykonawcza, kody źródłowe); hosting (na czas gwarancji lub docelowy); gwarancja i wsparcie (okres, czas reakcji, zakres); harmonogram z etapami i odbiorami częściowymi oraz zasady odbioru końcowego z testami dostępności.
Osobny akapit warto poświęcić audytowi dostępności: zamiast deklaracji wykonawcy „strona będzie zgodna z WCAG” trzeba wymagać raportu z audytu według metodologii WCAG 2.1 AA, z listą kryteriów i wynikiem, a najlepiej wykonania audytu przez osobę inną niż programista. Jak taki audyt wygląda, opisujemy w tekście audyt dostępności cyfrowej strony.
Kryteria oceny ofert
| Kryterium | Waga | Jak zweryfikować |
|---|---|---|
| Cena | 50-60 procent | łączna cena wdrożenia plus koszt utrzymania przez okres gwarancji |
| Doświadczenie: realizacje dla instytucji publicznych | 20-30 procent | lista wdrożeń z adresami i listami referencyjnymi, zwłaszcza z BIP i audytem WCAG |
| Okres gwarancji i czas reakcji | 10 procent | deklaracja w ofercie, zapis w umowie |
| Koncepcja lub prototyp | 10 procent | makieta strony głównej i podstrony BIP, ocena przez komisję |
Ocena doświadczenia powinna odwoływać się do sprawdzalnych faktów: działających serwisów, protokołów odbioru, listów referencyjnych. Sama liczba lat na rynku mówi niewiele. Kryterium ceny warto liczyć razem z kosztem utrzymania, bo najtańsza oferta wdrożenia bywa najdroższa po trzech latach.
Czego nie wpisywać do OPZ
Zapisy w rodzaju „nowoczesna, atrakcyjna i intuicyjna strona” nie dają się wycenić ani odebrać. Wymaganie konkretnej wtyczki lub motywu ogranicza konkurencję i zwykle wynika z poprzedniego wdrożenia, a nie z potrzeby. Brak informacji o liczbie podstron i o tym, kto migruje treści, prowadzi do sporów przy odbiorze. Termin dwóch tygodni na serwis z BIP oznacza, że oferty złożą tylko firmy pracujące na gotowych szablonach. Brak odbiorów częściowych sprawia, że problemy wychodzą na końcu. Niejasne zasady hostingu i domeny kończą się tym, że instytucja nie ma dostępu do własnej strony. Wreszcie przeniesienie na wykonawcę nieograniczonego utrzymania bez wynagrodzenia zniechęca solidne firmy i zostawia w postępowaniu te, które nie zamierzają z tego zapisu wywiązać się w praktyce.
Harmonogram od zapytania do odbioru
| Etap | Czas | Kto |
|---|---|---|
| Analiza potrzeb i przygotowanie OPZ, opcjonalnie wstępne konsultacje rynkowe | 2-4 tygodnie | instytucja |
| Zapytanie ofertowe i składanie ofert | 7-14 dni | instytucja, wykonawcy |
| Ocena ofert, wybór, umowa | 1-2 tygodnie | instytucja |
| Analiza i projekt graficzny z makietami, odbiór częściowy | 2-4 tygodnie | wykonawca |
| Wdrożenie serwisu i BIP, migracja treści | 4-8 tygodni | wykonawca, redakcja |
| Audyt dostępności, audyt bezpieczeństwa, poprawki | 1-2 tygodnie | wykonawca lub audytor zewnętrzny |
| Szkolenie, dokumentacja, uruchomienie, odbiór końcowy | 1-2 tygodnie | obie strony |
Łącznie od decyzji do działającego serwisu mija zwykle 4-6 miesięcy. Z tego około połowa przypada na pracę instytucji: przygotowanie zapytania, treści i decyzji. Warto to zaplanować, żeby termin końcowy nie wypadł w okresie urlopowym albo tuż przed kontrolą.
Przykład: serwis, BIP i strefa pracowników dla CSRG S.A.
Dla Centralnej Stacji Ratownictwa Górniczego S.A. w Bytomiu, spółki Skarbu Państwa o szczególnym znaczeniu gospodarczo-obronnym, zrealizowaliśmy zamówienie obejmujące serwis informacyjny, Biuletyn Informacji Publicznej i zamkniętą Strefę Ratownika. Zakres określony przez zamawiającego obejmował BIP zgodny z wymogami, dostępność WCAG 2.1 AA z raportem z testów, dwujęzyczność, podwyższone bezpieczeństwo z dwuskładnikowym logowaniem i audytem, kopie zapasowe, przekazanie kodów źródłowych i dokumentacji powykonawczej, szkolenie redakcji oraz 36-miesięczną gwarancję. Projekt odebrano bez zastrzeżeń w lipcu 2026 roku, a w październiku spółka przekazała nam list referencyjny. Pełny opis znajdziesz w case study CSRG. Podobne wymogi realizowaliśmy dla Kutnowskiego Domu Kultury (dostosowanie serwisu do WCAG 2.1 AA) i Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze.
Jak ByteWave pracuje z instytucjami
Pomagamy instytucjom uporządkować zakres przed postępowaniem w formie wstępnych konsultacji rynkowych lub niezobowiązującej rozmowy o wymaganiach, z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji: jeśli uczestniczymy w przygotowaniu zapytania, jest to jawne i zgodne z przepisami o zamówieniach. W realizacji trzymamy się stałego schematu: makiety do odbioru częściowego, dedykowany motyw bez page buildera, osobny motyw BIP, audyt dostępności z raportem, audyt bezpieczeństwa, szkolenie i dokumentacja. Wymogi prawne dla serwisów urzędów opisaliśmy w artykule strona internetowa urzędu i BIP, a sposób przygotowania zakresu w tekście jak przygotować specyfikację projektu IT.
Najczęściej zadawane pytania
Czy strona urzędu musi mieć osobny BIP
Biuletyn Informacji Publicznej musi spełniać wymogi ustawy i rozporządzenia, w tym mieć menu podmiotowe, przedmiotowe i redakcyjne, wersjonowanie i metadane. Może działać na osobnej subdomenie i osobnym motywie, ale w tym samym CMS, co ułatwia redakcji pracę.
Czy wykonawca może zostawić sobie kody źródłowe
W zamówieniach publicznych instytucja powinna wymagać przekazania kodów źródłowych, dokumentacji i pełnych dostępów, żeby móc zmienić wykonawcę utrzymania. Brak tego zapisu to najczęstsze źródło uzależnienia od jednej firmy.
Ile powinna kosztować strona urzędu z BIP
Realne oferty za serwis z BIP, audytem dostępności, migracją treści i szkoleniem mieszczą się w przedziale 25 000 - 80 000 zł netto, zależnie od liczby podstron, wersji językowych i modułów. Oferty znacznie niższe zwykle pomijają audyt, migrację albo gwarancję.
Czy audyt dostępności musi robić firma zewnętrzna
Przepisy tego nie nakazują, ale raport z audytu wykonanego przez osobę inną niż programista jest wiarygodniejszy i pozwala instytucji wykazać należytą staranność przy deklaracji dostępności.
Przygotowujesz zapytanie ofertowe na stronę urzędu, spółki publicznej lub instytucji kultury? ByteWave pomoże doprecyzować zakres i zrealizuje serwis z BIP, audytem dostępności i bezpieczeństwa oraz pełną dokumentacją. Skontaktuj się z nami.