1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejszy regulamin określa zasady rekrutacji oraz zasady tworzenia bazy współpracowników i podwykonawców w ByteWave Sp. z o.o., z siedzibą w Gdańsku, al. Grunwaldzka 56 lok. 202, 80-241 Gdańsk (dalej „Firma”).
1.2. Regulamin obowiązuje wszystkie osoby składające aplikacje, dane kontaktowe, profile kompetencji lub inne informacje za pośrednictwem formularzy rekrutacyjnych lub innych kanałów rekrutacyjnych.
1.3. Firma prowadzi rekrutacje zarówno na stanowiska pracownicze, jak również buduje bazę specjalistów, wykonawców i podwykonawców do projektów komercyjnych oraz projektów finansowanych ze środków publicznych (w tym zamówień publicznych).
1.4. Rekrutacja oraz gromadzenie danych kandydatów odbywa się w sposób przejrzysty, uczciwy, zgodny z prawem i zasadą poszanowania prywatności.
2. Cele przetwarzania danych w procesie rekrutacji i współpracy
2.1. Dane kandydatów przetwarzane są w następujących celach:
a) prowadzenie procesu rekrutacji na konkretne stanowiska lub role projektowe,
b) ocena kompetencji, doświadczenia i dopasowania kandydata do projektów Firmy,
c) budowanie bazy specjalistów, współpracowników i podwykonawców,
d) dobór zespołów projektowych, w tym zespołów realizujących projekty komercyjne lub zamówienia publiczne,
e) kontakt w sprawach bieżących, ofert współpracy oraz nowych projektów,
f) przygotowanie ofert i odpowiedzi na zapytania ofertowe klientów,
g) analizy wewnętrzne dotyczące kompetencji zespołu i dostępnych zasobów.
2.2. Kandydat, przesyłając swoje dane, może wyrazić zgodę na uwzględnienie go również w przyszłych procesach rekrutacyjnych oraz projektach prowadzonych przez Firmę.
3. Formy składania aplikacji
3.1. Firma może przyjmować zgłoszenia poprzez:
a) formularze rekrutacyjne na stronie bytewave.pl,
b) formularze zintegrowane z narzędziami AI,
c) platformy rekrutacyjne,
d) wiadomości e-mail,
e) portale społecznościowe,
f) inne kanały komunikacji akceptowane przez Firmę.
3.2. Kandydat w formularzu może podać m.in.: dane kontaktowe, umiejętności oceniane w skali (np. 1–5 gwiazdek), doświadczenie, przykładowe projekty, formę współpracy, stawkę godzinową oraz linki do portfolio.
4. Profilowanie i analiza danych z wykorzystaniem AI
4.1. Dane podane przez kandydatów mogą być analizowane z wykorzystaniem narzędzi wspomaganych sztuczną inteligencją (AI), w szczególności w celu:
a) oceny kompetencji,
b) dopasowania kandydata do wymagań projektu,
c) tworzenia rekomendacji dotyczących składu zespołów,
d) selekcji kandydatów pod kątem projektów lub przetargów.
4.2. Wynik analizy AI ma charakter wspierający i nie stanowi automatycznej decyzji. Decyzje o zaproszeniu do współpracy, zatrudnieniu lub odrzuceniu aplikacji zawsze podejmowane są przez człowieka.
4.3. Kandydat ma prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu profilowania.
5. Podstawy prawne przetwarzania danych
5.1. Dane osobowe kandydatów przetwarzane są na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na żądanie kandydata przed zawarciem umowy,
b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Firmy związany z rekrutacją, oceną kompetencji i doborem zespołów,
c) art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda kandydata, jeżeli kandydat wyrazi zgodę na przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach i projektach.
6. Zakres przechowywania danych
6.1. Dane kandydatów mogą być przechowywane przez:
a) okres niezbędny do realizacji konkretnej rekrutacji — nie dłużej niż 12 miesięcy,
b) okres do 36 miesięcy, jeżeli kandydat wyraził zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach lub projektach.
6.2. Kandydat może w dowolnym momencie cofnąć zgodę. Cofnięcie zgody skutkuje usunięciem danych w ciągu 14 dni.
7. Dostęp do danych i ich udostępnianie
7.1. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby zaangażowane w proces rekrutacji oraz w planowanie projektów i zespołów.
7.2. Dane mogą zostać powierzone podmiotom zewnętrznym współpracującym z Firmą, takim jak:
- dostawcy usług IT i hostingu,
- firmy świadczące usługi HR, prawne lub audytowe,
- programiści i współpracownicy wykonujący usługi w imieniu Firmy,
- podmioty realizujące usługi na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
7.3. Dane nie są sprzedawane, udostępniane ani przekazywane podmiotom, które nie są związane z działalnością Firmy.
8. Prawa kandydata
Kandydat ma prawo do:
a) dostępu do swoich danych,
b) sprostowania danych,
c) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
d) ograniczenia przetwarzania,
e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
f) przeniesienia danych,
g) wycofania zgody w dowolnym momencie,
h) złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Poufność i bezpieczeństwo danych
9.1. Firma stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych, takie jak:
- szyfrowanie połączeń,
- zabezpieczenia serwerów,
- ograniczony dostęp do danych,
- zabezpieczenia fizyczne,
- regularne aktualizacje systemów.
9.2. Wszelkie informacje uzyskane od kandydatów są traktowane jako poufne.
10. Wycofanie aplikacji
10.1. Kandydat ma prawo wycofać swoją aplikację w dowolnym momencie, informując Firmę mailowo na adres: kontakt@bytewave.pl.
10.2. Po otrzymaniu żądania dane zostaną usunięte zgodnie z pkt 6 regulaminu.
11. Informacja kontaktowa
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych kandydaci mogą kontaktować się pod adresem: kontakt@bytewave.pl
z dopiskiem „Ochrona danych”.
12. Postanowienia końcowe
12.1. Firma zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie.
12.2. Aktualna wersja regulaminu jest publikowana na stronie bytewave.pl i zaczyna obowiązywać w dniu jej umieszczenia.
12.3. Regulamin stanowi integralną część procesu rekrutacji i obowiązuje wszystkich kandydatów.